På de tekniske myndighedsområder håndterer vi mange forskellige sagstyper og opgaver med behov for blandt andet informationssøgning, dokumentation og koordinering. Derfor arbejder vi mere systematisk med at se på, hvor digitale løsninger kan understøtte opgaveløsningen og bidrage til at gøre vores arbejdsgange enklere og mere effektive.
”For os handler digitalisering først og fremmest om at gøre tingene smartere. Vi skal bruge de digitale muligheder dér, hvor de giver mening og kan gøre hverdagen lettere for medarbejderne og understøtte den faglige opgaveløsning – og samtidig sikre at mødet med kommune for både borgere og virksomheder bliver så let og smidig som mulig” siger Linda Matzen, Leder af Plan, Byg og Miljø.
Det gælder også i den løbende udvikling af vores selvbetjeningsløsninger. Her arbejder vi blandt andet med at digitalisere flere af de blanketter, som borgere og virksomheder bruger i kontakten med myndighedsområderne. De digitale blanketter skal gøre det lettere for ansøgeren at få sendt de relevante oplysninger og den nødvendige dokumentation med fra start. Samtidig får sagsbehandleren et bedre og mere ensartet grundlag for den videre behandling af sagen.
AI-løsninger til at understøtte medarbejderne
Det øgede fokus på digitalisering kommer allerede til udtryk på flere forskellige måder.
Et eksempel er Karnovs AI-værktøj KAILA. Plan, Byg, Miljø og Natur var med til at tage initiativ til at afprøve mulighederne i værktøjet, og siden er KAILA blevet indkøbt til brug på tværs af Bornholms Regionskommune.
KAILA er udviklet til juridisk informationssøgning og kan blandt andet hjælpe medarbejderne med at finde og skabe overblik over relevant lovgivning og juridisk materiale. På myndighedsområder, hvor lovgivning og juridiske vurderinger er en stor del af den daglige sagsbehandling, er det interessant at undersøge, hvordan AI på den måde kan fungere som et supplement til medarbejdernes faglighed.
På naturområdet har vi taget endnu et AI-værktøj i brug. Her er Koordinat indkøbt til at understøtte medarbejderne i en opgave, der blandt andet indebærer screening og registrering af både eksisterende og ny natur som skal beskyttes efter naturbeskyttelseslovens § 3.
Sammen om en ny løsning til byggeaffald
Et andet eksempel er Bygningsaffald.dk, som netop er blevet implementeret. Løsningen samler den digitale håndtering af anmeldelser og sager om bygge- og anlægsaffald og skal bidrage til en mere sammenhængende proces for både virksomheder, borgere og sagsbehandlere.
I forbindelse med opstarten inviterede vi lokale aktører til et fyraftensmøde om de nye arbejdsgange og Bygningsaffald.dk. Her var dialog og inddragelse i centrum, og deltagerne kunne både blive introduceret til løsningen, stille spørgsmål og komme med input fra deres egen hverdag med bygge- og anlægsaffald.
Digitalt værktøj skal styrke koordineringen
Samtidig er vi i gang med at implementere monday.com i afdelingerne. Monday.com er et digitalt projekt- og opgavestyringsværktøj, der kan bruges til at samle opgaver, projekter og arbejdsgange ét sted og skabe overblik over blandt andet ansvar, deadlines og fremdrift.
For Plan, Byg, Miljø og Natur er værktøjet særligt relevant i opgaver og projekter, der går på tværs af medarbejdere og fagområder, hvor der er behov for fælles overblik og koordinering.
Digitalisering som en del af den løbende udvikling
De enkelte løsninger er forskellige, men udspringer af den samme tilgang: Vi tager udgangspunkt i opgaven og ser på, om digitale muligheder kan hjælpe os med at tilrettelægge arbejdet bedre. Fælles for brugen af AI er, at teknologien skal understøtte den faglige opgaveløsning – ikke erstatte den faglige vurdering.
Det betyder derfor ikke, at alle arbejdsgange kan digitaliseres, eller at ny teknologi automatisk fører til effektivisering. Flere af løsningerne er stadig nye eller under implementering, og derfor skal vi også høste erfaringer og blive klogere på, hvor de skaber reel værdi.
Målet er at bruge digitalisering dér, hvor det giver mening – med blik for både arbejdsgange, medarbejdere og de borgere og virksomheder, der møder vores myndighedsområder.