Udbuds- og Indkøbspolitik

Fire strategiske fokusområder for vores indkøb
Udbuds – og indkøbspolitikken består af fire strategiske fokusområder, der tilsammen beskriver, hvad Bornholms Regionskommune har fokus på i perioden 2021-2024.

• Miljømæssigt bæredygtige indkøb.
• Socialt ansvar.
• Effektive og professionelle indkøb
• Fælles om indkøb

Udbuds- og indkøbspolitikken sætter retning for arbejdet med udbud og indkøb i perioden 2021-2024. Politikken skal understøtte at kommunen agerer som én sammenhængende indkøbsorganisation. Ad den vej opnås de bedste indkøbsaftaler i forhold til kvalitet og effektivitet samtidigt med, at der kan blive taget hensyn til miljøet og samfundet i forbindelse med kommunens indkøb. 
Udbuds- og indkøbspolitikken understøtter de politiske målsætninger i forhold til Bright Green Island, den Fælleskommunale Indkøbsstrategi og FNs verdensmål.

Vi vil bruge vores indkøb til at sikre, at de produkter der bliver brugt i den daglige drift er af høj kvalitet, bæredygtige og fornuftige i pris. Vi har fokus på samarbejde og mulighederne for at samle volumen i fælles indkøbsaftaler. Det sker med henblik på at opnå konkurrencedygtige og mere bæredygtige produkter i kraft af en større markedskraft. Målet er, at de bedre priser kan frigive midler, der i stedet kan blive prioriteret til borgernær service og kerneopgaverne. 
Bornholms Regionskommune vil desuden bruge offentlige indkøb som et aktivt værktøj til at fremme miljø- og klimadagsordenen i forhold til bl.a. FNs verdensmål.

Når vi indgår nye indkøbsaftaler, tager vi hensyn til pris, klima, kvalitet, miljø, sociale forhold samt behovene hos både borgeren, brugeren og medarbejderen. Det betyder, at indkøbsaftaler bliver indgået udfra en helhedsbetragtning, hvor både de forretningsmæssige og bæredygtighedsmæssige kriterier indgår. Der, hvor det giver mening, bliver der stillet krav til fx strømforbrug, emballage, mulighed for genanvendelse, bortskaffelse af affald mm.

Bornholms Regionskommune er lovgivningsmæssigt forpligtet til at bringe en række varer og tjenesteydelser i udbud. Vi ønsker, inden for lovgivningens rammer, at bidrage til udvikling af det lokale erhvervsliv. Udviklingen må dog ikke medføre en skævvridning af konkurrencen. Når vi foretager udbud, er kommunen underlagt principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Disse principper betyder, at der ikke lovligt kan lægges vægt på, om en leverandør er lokal. Bornholms Regionskommune placerer imidlertid gerne sine indkøb lokalt, men det skal altså ske på konkurrencedygtige vilkår, og lokale leverandører skal derfor kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier.

På Bornholm vil vi i 2035 være et bæredygtigt og klimavenligt øsamfund, fordi vi tror på, at en holdbar fremtid for vores ø handler om klogt og bæredygtigt at udnytte og værne om vores fælles ressourcer (Bright Green Island visionen). Vores indkøb skal bidrage til, at vi når dette mål og derfor har Bornholms Regionskommune fokus på klima- og miljøkrav i sine udbud og indkøb.

Bornholms Regionskommune skal fortsat, og løbende, nedbringe ressourceforbruget og minimere klima- og miljøpåvirkningerne i forbindelse med indkøb. Der skal ved indgåelse af alle former for indkøbsaftaler tages aktiv stilling til, hvordan kommunen kan medvirke til at nedsætte brugen af klima- og miljøbelastende produkter og ydelser.

Vi vil gennem vores indkøb nedbringe ressourceforbrug og udledning af CO2 og andre klimagasser. Vi vil fremme genbrug og genanvendelse af de indkøbte produkter samt minimere anvendelsen af skadelige kemikalier. 

For at opnå mere miljømæssige og bæredygtige indkøb vil vi stille krav til vores leverandører om en bæredygtig produktion, håndtering og distribution. Der vil derfor også være fokus på, at transporten af varer til kommunen foregår i en mere bæredygtig retning, og at mindst muligt affald opstår. Engangsemballage skal mindskes og gøres mere miljøvenlig og kunne genanvendes. 

Vi vil have fokus på at stille krav til, at de produkter som vi køber hjem er miljømærket, for eksempel med; Svanemærket, EU-blomsten, Der Blaue Engel.

Bornholms Regionskommune tager et samfundspolitisk ansvar – også i forbindelse med vores indkøb. Vi sætter derfor fokus på at tænke social ansvarlighed ind i de kommunale indkøb og anlægsopgaver.

Vi forventer, at vores leverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, og vi sætter krav til at leverandører overholder grundlæggende ILO-konventioner vedrørende diskrimination, børne- og tvangsarbejde, organisationsfrihed med mere. Dette gælder også andre konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder FNs deklaration om menneskerettigheder og FNs konvention mod korruption. Dertil forventes leverandørerne at overholde gældende arbejdsmiljølovgivning.

Bornholms Regionskommune ønsker et rummeligt arbejdsmarked med lige muligheder for alle og med rimelige løn- og arbejdsvilkår. Vi har derfor fokus på at samarbejde med de virksomheder, som sikrer ordentlige løn- og ansættelsesforhold. Der skal anvendes arbejdsklausuler i alle kommunens tjenesteydelses-, og bygge- og anlægskontrakter, der pålægger leverandøren at sikre dette. Det samme gælder for eventuelle underleverandører. 
Derfor pålægges leverandørerne et kædeansvar, hvor de også er ansvarlige for, at deres underleverandører sikrer ordentlige løn- og ansættelsesvilkår for deres medarbejdere. 

Vi ønsker at understøtte og udvikle jobskabelsen i kommunen og har fokus på at sikre beskæftigelse af ledige og et tilstrækkeligt antal uddannelses- og praktikpladser. Det sker med henblik på, at der også i fremtiden er kvalificeret og nødvendig arbejdskraft til stede på arbejdsmarkedet. Der bliver derfor ved større bygge- og anlægs- samt tjenesteydelseskontrakter stillet krav om ansættelse af praktikanter eller lærlinge, der hvor det er relevant. 

Bornholms Regionskommune ønsker, i samarbejde med de leverandører vi benytter, at hjælpe udsatte borgere med at finde fodfæste på arbejdsmarkedet. Dette sker både via formelle krav i udbuddet og i tæt dialog med leverandørerne.

Bornholms Regionskommune har en vedvarende og vigtig opgave i at sikre professionelle og effektive indkøb på tværs af hele kommunen og derved realisere råderum til velfærd. Derfor arbejdes der kontinuerligt for at professionalisere, forenkle og sikre økonomisk ansvarlighed i indkøbsprocesserne til gavn for kommunens borgere og ansatte.

Professionalisering af indkøb indebærer en styrkelse af indkøbsadfærden både centralt og decentralt i Bornholms Regionskommune. God indkøbsadfærd hviler på, at der bliver indgået brugbare indkøbsaftaler med relevante styringsredskaber. Dernæst skal det sikres, at indkøbsaftalerne bliver anvendt for både at effektivisere og for at efterleve de politiske ønsker.

Bornholms Regionskommune vil igennem gennemsigtighed og ledelsesopfølgning arbejde med at styrke indkøbsadfærden og sikre en høj anvendelse af aftalerne. Først og fremmest fordi vi lovgivningsmæssigt er forpligtet til at købe ind via aftalerne, men også fordi en høj grad af anvendelse af aftalerne (compliance) er en forudsætning for, at der bliver hentet gevinster hjem på dem.

Vi har også fokus på at reducere transaktionsomkostninger i forbindelse med vores indkøb. Reduktion af transaktionsomkostningerne bliver blandt andet realiseret ved en god organisering af indkøbene i den enkelte, bestillende enhed i kommunen. Og ved færre og større ordrer, samordning af indkøb og øget e-handel. Digitale løsninger skal reducere den tid, der er forbundet med indkøbsopgaven og styrke anvendelsen af kommunens indkøbsaftaler.

Et næste skridt i professionaliseringen af kommunens forbrug og indkøb handler om i endnu højere grad at bruge indkøbskompetencerne i kerneforretningen, og om at udbygge et bedre samspil mellem fagligheder samt bruge relevante værktøjer fra indkøbsområdet. Det skal ske med henblik på at opnå en bedre opgaveløsning og arbejdstilrettelæggelse på fagområderne. Herudover bliver der fokuseret på kontraktstyring. Initiativer bliver sat i gang for at sikre systematisk og kontinuerlig opfølgning af de enkelte aftaler. Dette bidrager til at sikre værdi både for afdelingerne og leverandøren.

Bornholms Regionskommune ønsker, at udbuds- og indkøbsområdet er præget af professionelt og konstruktivt samarbejde både internt og eksternt.

Værktøjerne dialog, samarbejde og vidensdeling er derfor centrale i Bornholms Regionskommunes udbud og indkøb. Disse skal tilsammen være med til at skabe rammerne for det kommunale indkøb. De tre værktøjer sikrer en dynamisk proces, hvor dialogen og samarbejde er med til at skabe gode forhold til leverandøren, gode aftaler og et sortiment, der kan blive tilpasset skiftende behov. Vidensdeling sikrer, at vi altid er på forkant med udviklingen.

Gennem indkøbssamarbejder med andre kommuner og andre offentlige myndigheder effektiviserer vi vores indkøb og samler vores indkøbsvolumen. Resultatet er bedre priser, bedre vilkår og et lavere ressourceforbrug i selve udbudsprocessen. Desuden kan vi bedre påvirke vores leverandører og markederne generelt, blandt andet i en mere bæredygtig og socialansvarlig retning. Vores engagement i Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN) og Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) er med til at trække i den retning. I begge fællesskaber er vi med til at præge udbudsprocessen, enten som tovholder (IN) eller ekspertgruppemedlem (SKI).

Gennem SKI deler vi aftaler med landets kommuner, regioner og statslige institutioner. Gennem IN bliver der delt aftaler med op til 12 andre kommuner. Bornholms Regionskommune anvender som udgangspunkt de rammeaftaler, som er indgået i regi af IN og SKI, medmindre det vurderes at være til væsentlig ulempe for kommunen. Internt arbejdes der aktivt med at inddrage brugere og fagpersoner i udbudsprocessen, implementeringen og i brugen af aftaler. Når der forberedes udbud, bliver der nedsat faggrupper, hvor Udbud og Indkøb inddrager medarbejdere fra de afdelinger, der er hovedforbrugerne af de udbudte varer eller tjenesteydelser. Når udbud bliver foretaget i regi af IN eller SKI, arbejder Udbud og Indkøb aktivt med at inddrage kommunens afdelinger i udbuddene.

Bornholms Regionskommune indgår også i dialog med potentielle leverandører forud for gennemførelsen af en udbudsproces. Gennem markedsdialog, og det løbende samarbejde med vores leverandører, kan vi blive klogere på, hvad markedet kan, og hvad der er smartere, bedre, billigere med mere. Vi vil bidrage med at skabe rammerne for innovation gennem indkøbsprocessen og i kontraktens cyklus. Det er vigtigt, at vi som efterspørger og de private leverandører af både viden, service og produkter, samarbejder optimalt om at skabe de bedste løsninger.

Bornholms Regionskommune har tradition for at være i tæt dialog med det lokale erhvervsliv. 
 
Mål for fælles om indkøb
• Bornholms Regionskommune vil tilslutte sig samtlige forpligtende SKI-aftaler
og IN-aftaler med mindre, det er til væsentlig ulempe for kommunen.
• Offentliggørelse af en udbudsplan på BRK.dk. Det sker for at give det lokale
erhvervsliv bedre muligheder for at forberede sig til et udbud, og/eller indgå i 
konsortium med andre virksomheder, der byder ind