Leverandør til kommunen - en miniguide

Bornholms Regionskommune indkøber i gennemsnit for ca. 400 mio. kr. målrettet bygge- og anlægsområdet, øvrige tjenesteydelser og vareindkøb. Den store indkøbsvolumen på mange områder gør, at kommunen kan stille krav til ydelserne/varerne og samtidig købe bedst og billigst.
Vi tilstræber, at ikke kun store virksomheder, men også små og mellemstore virksomheder - lokale som globale - har mulighed for at byde ind på vores opgaver. Derfor tilrettelægges udbud og indkøb, så flest mulige virksomheder har mulighed for at konkurrere om opgaven på lige og gennemsigtige vilkår.
Som offentlig myndighed er vi underlagt reglerne og lovgivningen for offentlige indkøb, hvilket medfører, at langt de fleste anskaffelser skal ske gennem en lovbestemt proces og indebærer en udbudspligt, når lovbestemte grænseværdier nås.

Mindre entrepriser bliver normalt udbudt som underhåndsbud.

Bornholms Regionskommune er medlem af Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN), bestående af i alt 11 kommuner. Formålet med dette indkøbsfællesskab er via større fælles udbud at opnå gevinster i form af bedre priser samt sikre en fremtidig god kvalitet, nyere teknologi og effektivitet i forhold til den kommunale opgavevaretagelse. 
Derudover benytter vi også muligheden for at tilslutte os aftaler indgået af eksterne aktører hvor det er relevant og gevinstrealiserende, herunder SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice).

Kontakt kommunens udbuds- og indkøbsafdeling, hvis du vil høre mere om de fælles indkøbsaftaler og udbud i forbindelse med disse.

Første skridt på vejen til at vinde et udbud er, at du kender til de grundlæggende regler på udbudsområdet.
Formålet med udbudsreglerne er at skabe konkurrence om de offentlige opgaver, så det sikres, at de offentlige opgaver bliver løst af dem, der kan gøre det bedst til prisen.
Reglerne bygger på nogle grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, Udbudslovens § 2, 3 og 4.

• Ligebehandlingsprincippet, indebærer et krav om lige vilkår, som skal anvendes objektivt og konsekvent over for alle tilbudsgivere.
• Gennemsigtighedsprincippet, indebærer, at alle nødvendige oplysninger i forbindelse med indgåelse af en offentlig kontrakt skal gøres tilgængelig for alle relevante virksomheder det måtte have interesse i udbuddet.
• Proportionalprincippet, indebærer krav om saglighed og rimelighed i ordregiverens fastsættelse af krav mv. 

Udbudsreglerne omfatter tre kategorier af anskaffelser: Bygge- og anlæg, varer og tjenesteydelser.
Det er anskaffelsens værdi og/eller kategori, der afgør om kontrakten skal udbydes efter Tilbudsloven, Forsyningsvirksomhedsdirektivet eller Udbudsloven.
Se mere om værdi, udbudsform og regelsæt i miniguiden, som du kan downloade her fra siden.

Når Bornholms Regionskommune udbyder opgaver efter Udbudsloven, benyttes oftest procedurerne: Offentligt udbud eller begrænset udbud.

• Offentligt udbud, er kendetegnet ved, at alle interesserede virksomheder kan afgive tilbud.
• Begrænset udbud, er kendetegnet ved at udbudsprocessen er delt op i to processer. Først udføres en prækvalifikation af alle interesserede virksomheder, hvor typisk 5
  virksomheder bliver opfordret til at afgive tilbud på baggrund af personlige forhold samt økonomisk- og teknisk kapacitet.

Et udbudsmateriale består af en række dokumenter, der som minimum indeholder udbudsbetingelserne, kravspecifikationen, tilbudslisten og kontrakten.
I udbudsbetingelserne kan du læse nærmere om rammer og regler for den konkrete udbudsproces. Her kan du læse:
1. En kort beskrivelse af anskaffelsen
2. Reglerne for hvordan du skal afgive dit tilbud (fx krav til indhold, hvordan du stiller spørgsmål, tilbudsfrist mv.)
3. Kriterier for udelukkelse og kravene til egnethed.
4. Om selve konkurrencen (også kaldet tildelingskriterier)

Du skal i forbindelse med din ansøgning om prækvalifikation eller ved afgivelse af tilbud udfylde og vedlægge et dokument der forkortes ESPD og som står for ”European Single Procurement Document”. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) er en egenerklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at du som ansøger eller tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og eventuelt udvælgelse.

Konkurrence- og forbrugerstyrelse har lavet en vejledning til udfyldelse af ESDP. Det anbefales, at tilbudsgiver nøje læser denne vejledning ifm. udfyldelse af ESPD. Find link til vejledningen her på siden.

I udbudsloven anvendes begrebet tildeling efter det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved valg imellem tre tildelingskriterier; Pris, Omkostninger eller Bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Når tildelingskriteriet er ”Pris” konkurreres der udelukkende på prisen, hvor krav og kvalitet er beskrevet udførligt i et udbudsmateriale. Når tildelingskriteriet er ”Omkostninger” konkurreres der på de samlede omkostninger. Endeligt, når tildelingskriteriet er ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” konkurreres der foruden økonomiske underkriterier som pris eller omkostninger også underkriterier om tilbuddets kvalitetsmæssige indhold.

Formålet med kravspecifikationen er, at give dig som tilbudsgiver et klart billede af, hvilken anskaffelse vi ønsker at foretage samt de krav til anskaffelsen, du skal leve op til.

Vores udbudsmateriale vil ofte indeholde en eller flere tilbudslister, som sikrer, at du som tilbudsgiver afgiver tilbud på de samme vilkår som de andre tilbudsgivere og at indholdet i tilbuddene er struktureret på samme måde. Herved er det nemmere for os at sammenligne og evaluere de indkomne tilbud.

Helt overordnet gælder, at kommunikationen mellem dig og kommunen ved udbud skal være skriftlig og altid skal ske igennem vores udbudssystem eller efter de anvisninger, der vil være beskrevet i tilbudsbetingelserne vedr. bygge- og anlægsopgaver. Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet, må du gerne kontakte os, men stadig på den måde som beskrevet ovenfor.
Det er ikke tilladt at kontakte os med henblik på at forhandle og det er fx ikke muligt at spørge ind til hvad, der vil være en rimelig pris mv.